Im Erstgespräch höre ich diesen Satz öfter, als du denkst: „Ich mache die Buchhaltung aktuell noch selbst, so nebenbei.“ Wenn du das tust, ist du im Grunde Selbstbucher: Die laufende Finanzbuchhaltung erfolgt in Eigenregie ohne externen Dienstleister. In vielen Branchen funktioniert das inzwischen recht gut, weil moderne Software einen Großteil der Arbeit automatisiert.
Im E-Commerce sieht das anders aus. Ich verstehe, warum Selbstbucher im E-Commerce diesen Weg gehen. Es klingt nach einer pragmatischen Zwischenlösung: Du sparst dir die Kosten für einen Dienstleister, das System läuft irgendwie, und sobald mehr Zeit da ist, wird das ohnehin professionalisiert. Trotzdem rate ich an dieser Stelle fast immer davon ab. Nicht, weil ich pauschal misstraue, wenn jemand seine Zahlen selbst im Griff haben möchte, sondern weil E-Commerce-Buchhaltung eine andere Art von Buchhaltung ist als die, die üblicherweise unter „Buchhaltung machen“ verstanden wird.
E-Commerce-Buchhaltung ist mehr Kontenpflege als Belege verbuchen
Wer „klassische“ Buchhaltung kennt, denkt an: Beleg kommt rein, wird zugeordnet, wird gebucht. Fertig.
Im E-Commerce sieht der Alltag anders aus. Vor allem auf der Einnahmenseite geht es weniger um einzelne Belege und mehr um die laufende Pflege von Konten: Verrechnungskonten für die einzelnen Plattformen, Gebührenkonten und der Abgleich der Auszahlungen. Die Datengrundlage sind in der Regel keine einzelne PDF-Rechnungen, sondern Exporte aus Shopsystemen, Marktplätzen sowie Zahlungsanbietern, die aufbereitet und in die Buchhaltung übergeführt werden müssen.
Das ist ein anderes Handwerk. Wer gelernt hat, Belege zu verbuchen, hat damit nicht automatisch gelernt, wie man mit diesen Datenmengen umgeht.
Steuerlich brauchst du Spezialwissen, nicht Grundwissen
Dazu kommt die steuerliche Seite. Sobald ein Online-Shop wächst, kommen Themen dazu, die in klassischen Buchhaltungskursen kaum eine Rolle spielen:
- Umsatzsteuer bei Verkäufen ins EU-Ausland
- Reverse-Charge-Verfahren bei Einkäufen aus dem Ausland
- Innergemeinschaftliche Verbringungen, zum Beispiel bei Amazon Pan-EU
- Steuerfreie Ausfuhrlieferungen
Diese Themen muss man nicht ungefähr kennen. Man muss sie aus dem FF können, weil sie laufend vorkommen und falsche Entscheidungen sich direkt auf die Umsatzsteuervoranmeldung auswirken. Genau hier liegt das größte Risiko beim Selbermachen: Die Fehler entstehen nicht durch Nachlässigkeit, sondern weil das Wissen schlicht nicht vorhanden ist.
Was ich bei neuen Mitarbeitenden sehe
Ich kann das auch aus einer anderen Perspektive bestätigen, nämlich aus der Personalperspektive.
Wenn wir neue Kolleginnen und Kollegen einstellen, merke ich relativ schnell, ob jemand für E-Commerce-Buchhaltung geeignet ist. Das hat nichts mit der fachlichen Grundausbildung zu tun. Auch ausgebildete Steuerfachangestellte, die jahrelang klassische Mandate betreut haben, brauchen Zeit, um sich in die E-Commerce-Logik einzuarbeiten. Es ist eine andere Denkweise: mehr Systeme, mehr Schnittstellen, mehr Abgleich, weniger Einzelfallprüfung.
Wenn selbst Fachkräfte mit Buchhaltungsausbildung diese Umstellung brauchen, ist es unrealistisch zu erwarten, dass das nebenbei, ohne Ausbildung und ohne Zeit „einfach so“ funktioniert.
Tools versprechen viel, ändern aber nichts an diesem Problem
Viele Buchhaltungs- und Schnittstellentools werben damit, dass man seine E-Commerce-Buchhaltung einfach selbst machen kann. Die Tools an sich sind oft gut. Aber ein Tool ersetzt kein Fachwissen.
Ein Tool zieht Daten, sortiert sie vor und schlägt Kontierungen vor. Es erkennt nicht, ob eine Transaktion steuerlich richtig behandelt wurde, ob eine Verbringung korrekt erfasst ist oder ob ein Konto seit Monaten eine Differenz aufbaut. Diese Entscheidungen trifft am Ende ein Mensch und dieser Mensch braucht das Wissen, um sie richtig zu treffen. Wie eine sinnvolle technische Grundlage dafür aussehen kann, beschreibe ich hier: PayJoe und Lexware Office für E-Commerce: Warum wir diese Kombination empfehlen
Wo Selbstbucher im E-Commerce an ihre Grenzen kommen
Am Anfang, wenn das Transaktionsvolumen klein ist, geht Selbermachen oft noch irgendwie. Das Problem zeigt sich später.
Wenn der Shop wächst, wächst auch das Volumen an Buchungen, Exporten und steuerlichen Sonderfällen. Genau in dieser Phase fehlt dann die Zeit, sich zusätzlich noch in die Buchhaltung einzuarbeiten. Das Kerngeschäft braucht die volle Aufmerksamkeit. Die Buchhaltung rutscht nach hinten, die Rückstände wachsen, und irgendwann übernehmen wir ein Mandat, bei dem mehrere Monate aufgearbeitet werden müssen. Welche Fehler dabei am häufigsten auftauchen, habe ich hier zusammengefasst: Die häufigsten Fehler in der E-Commerce-Buchhaltung – und wie du sie vermeidest
Diese Aufarbeitung ist möglich. Aber sie kostet deutlich mehr Zeit und Geld, als wenn die Buchhaltung von Anfang an in fachkundigen Händen gewesen wäre.
Die Lösung: Buchhaltungskosten von Anfang an als reguläre Betriebsausgaben einplanen
Lizenzkosten, Lagerkosten oder Marketingbudget werden selbstverständlich mit einkalkuliert. Bei der Buchhaltung passiert das oft nicht, weil sie als „kann ich ja noch selbst machen“ wahrgenommen wird.
Für Noch-Selbstbucher im E-Commerce bedeutet das konkret: Plane die Kosten für eine spezialisierte E-Commerce-Buchhaltung von Anfang an als festen Posten ein, genauso wie du es bei anderen Betriebskosten tust. Dann ist die Buchhaltung kein Thema, mit dem du dich zwischen Bestellungen, Kundensupport und Lieferanten herumschlägst, sondern etwas, das im Hintergrund läuft, während du dich auf dein Kerngeschäft konzentrierst. Was eine professionell aufgesetzte Buchhaltung für deinen Onlineshop konkret bedeutet, erkläre ich hier: Buchhaltung für Onlineshop – was wirklich dahintersteckt
Du erkennst dich in diesem Artikel wieder und fragst dich, ob sich eine externe Buchhaltung für deinen Shop lohnt? Lass uns das im Erstgespräch unverbindlich besprechen.
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deine Sabine 🙋🏼♀️
Häufige Fragen für Selbstbucher im E-Commerce
Ab welcher Shopgröße sollte ich die Buchhaltung nicht mehr selbst machen?
Es gibt keine pauschale Umsatzgrenze. Entscheidender ist, ob du noch sicher mit Themen wie Reverse-Charge, innergemeinschaftlichen Verbringungen und dem Abgleich von Plattform-Auszahlungen umgehen kannst. Sobald hier Unsicherheit entsteht, lohnt sich der Wechsel.
Reicht eine Buchhaltungssoftware wie Lexware Office, um die E-Commerce-Buchhaltung selbst zu machen?
Die Software allein reicht nicht. Sie ist nur so gut wie die Eingaben. Ohne Fachwissen zu Kontenpflege, Exporten und steuerlichen Sonderfällen entstehen Fehler, die sich oft erst Monate später zeigen. Ebenso kannst du Lexware Office nicht in Kombination mit einer Middleware wie AccountOne benutzen, die deine Bestellungen automatisiert zu einem Buchhaltungsexport verarbeitet. Du musst jede Bestellung einzeln verbuchen. Dies geht vielleicht am Anfang, jedoch nicht mehr, wenn dein Shop weiterwächst.
Was kostet es, wenn ich jetzt wechsle, statt weiter selbst zu buchen?
Eine laufende externe Buchhaltung ist planbar und kalkulierbar, wie jede andere Betriebskosten-Position. Im Vergleich dazu ist das Aufarbeiten einer über Monate gewachsenen Chaos-Buchhaltung deutlich teurer und aufwendiger. Buche dir gerne ein unverbindliches Erstgespräch. In diesem Austausch sprechen wir über deine Buchhaltung und im Nachgang erhältst du ein individuelles Angebot für deine Buchhaltung.
Kann ich Teile der Buchhaltung selbst machen und den Rest auslagern?
Grundsätzlich möglich, aber bei E-Commerce selten sinnvoll, weil die Bereiche eng zusammenhängen. Ein Auszahlungsabgleich, der nur teilweise korrekt ist, verursacht oft mehr Aufwand als gar keiner.
