Du verkaufst online über Shopify und möchtest deinen Kunden jetzt auch PayPal und Klarna vor Ort anbieten. Klingt nach einer Kleinigkeit, die du schnell nebenbei einrichtest. In der Praxis entscheidet dieser Schritt aber darüber, ob deine Buchhaltung sauber bleibt oder ob du dir Lücken in den Rechnungsnummern und stundenlange Nacharbeit einhandelst.
Der Knackpunkt liegt weniger bei der Technik als bei der Buchhaltung dahinter. Sobald Zahlungen an deinem Shopsystem vorbeilaufen, tauchen sie nicht automatisch in deinen Belegen auf. Genau da fangen die Probleme an. Ich zeige dir, wie du PayPal und Klarna vor Ort anbietest, ohne deine Buchhaltung durcheinanderzubringen.
Warum Vor-Ort-Zahlungen nicht an Shopify vorbeilaufen sollten
Wenn du einen Verkauf im Laden abwickelst, ist die Zahlungsart erst einmal zweitrangig. Für deine Buchhaltung zählt etwas anderes: Zu jedem Verkauf gehört ein Beleg, und die Rechnungsnummern müssen lückenlos und fortlaufend vergeben werden. So schreiben es die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) vor.
Das ist kein bürokratisches Detail. Fehlende oder springende Rechnungsnummern fallen spätestens bei einer Betriebsprüfung auf und führen zu Rückfragen, die du dir sparen kannst.
Genau hier liegt die Falle bei Vor-Ort-Zahlungen. Wickelst du PayPal oder Klarna über eine separate App oder einen externen Kartenleser ab, läuft die Zahlung an Shopify vorbei. Der Verkauf erscheint dann nicht automatisch in deinem System. Du müsstest jede dieser Zahlungen manuell nachtragen, und mit jedem manuellen Schritt steigt das Risiko für Fehler und Lücken.
Shopify POS als saubere Lösung
Die zuverlässigste Lösung ist, alle Verkäufe direkt über Shopify POS zu erfassen. Shopify POS ist die Kassen-App von Shopify für iPad, iPhone oder Android.
Der entscheidende Vorteil: Die App ist direkt mit deinem Shopify-Shop verbunden. Sie nutzt denselben Produktkatalog, dieselben Preise und dieselben Kundendaten. Änderst du etwas im Shop, ist es sofort auch in der Kasse verfügbar.
Für deine Buchhaltung heißt das: Jede Bestellung, die du über Shopify POS anlegst, bekommt automatisch die nächste fortlaufende Rechnungsnummer und einen passenden Beleg. Um die lückenlose Nummerierung musst du dich nicht mehr kümmern, weil Shopify das im Hintergrund erledigt.
So kannst du PayPal und Klarna vor Ort anbieten
Jetzt kommt der Punkt, an dem viele stutzen: PayPal und Klarna kannst du in Shopify POS nicht direkt als Zahlungsart am Kartenleser auswählen. Das bedeutet aber nicht, dass es nicht geht.
Die Einbindung läuft über den Shopify Checkout, den du deinem Kunden als Zahlungslink schickst. Diesen Link kannst du per E-Mail, per SMS oder als QR-Code übergeben. Dein Kunde öffnet ihn auf seinem Smartphone und wählt dort PayPal, Klarna oder eine andere aktivierte Zahlungsart.
Sobald die Zahlung durch ist, markiert Shopify die Bestellung automatisch als bezahlt und erstellt den Beleg mit der richtigen, fortlaufenden Rechnungsnummer. Du hast also denselben sauberen Ablauf wie bei einem Onlinekauf, nur eben direkt an der Ladentheke.
Der Ablauf in der Praxis
- Bestellung in Shopify POS anlegen
- Produkte auswählen
- Optional die Kundendaten hinzufügen
- „Zahlungslink senden“ wählen
- Link per E-Mail, SMS oder QR-Code an den Kunden übergeben
- Kunde zahlt mit PayPal oder Klarna auf seinem Smartphone
- Shopify markiert die Bestellung als bezahlt und erstellt den Beleg
Was du für deine Buchhaltung im Blick behalten solltest
Der große Vorteil dieses Wegs: Deine Einnahmen aus dem Laden landen im selben System wie deine Onlineverkäufe. Keine parallele Kasse, keine separaten Belegkreise und keine Zahlungen, die du am Monatsende mühsam zusammensuchst.
Für die Verbuchung gilt trotzdem dasselbe wie bei Stripe oder anderen Zahlungsanbietern. PayPal und Klarna behalten Gebühren ein und zahlen oft gesammelt aus. Die Auszahlung auf dein Bankkonto stimmt deshalb nie genau mit den einzelnen Rechnungsbeträgen überein. Verbuchst du die Auszahlung direkt gegen die Rechnungen, entstehen Differenzen.
Sauberer ist es, jeden Zahlungsanbieter über ein eigenes Verrechnungskonto zu führen und die Gebühren separat zu erfassen. Wie das konkret funktioniert, habe ich am Beispiel der Verbuchung von Stripe-Auszahlungen in Lexware Officebeschrieben.
Wenn du diesen Schritt überspringst, sammeln sich mit der Zeit Differenzen an, die niemand mehr zuordnen kann. Genau das gehört zu den häufigsten Fehlern in der E-Commerce-Buchhaltung, die sich mit einer sauberen Struktur von Anfang an vermeiden lassen.
Sauber verkaufen, statt nachträglich aufräumen
Du willst PayPal und Klarna vor Ort anbieten und gleichzeitig sichergehen, dass deine Buchhaltung sauber bleibt? Dann lass uns dein Setup im kostenlosen Erstgespräch anschauen. Wir klären, wie du Kasse, Shop und Zahlungsanbieter so verbindest, dass am Ende alles zusammenpasst.Wir klären, wie du Kasse, Shop und Zahlungsanbieter so verbindest, dass am Ende alles zusammenpasst.
Digitale Grüße,
deine Sabine
Häufige Fragen zu PayPal und Klarna vor Ort anbieten
Kann ich PayPal und Klarna direkt am Kartenleser in Shopify POS auswählen?
Nein. PayPal und Klarna stehen in Shopify POS nicht als direkte Zahlungsart am Kartenleser zur Verfügung. Du bindest sie über den Shopify Checkout ein und schickst deinem Kunden einen Zahlungslink per E-Mail, SMS oder QR-Code, den er auf seinem Smartphone öffnet.
Warum sollte ich Vor-Ort-Zahlungen nicht über eine separate App abwickeln?
Zahlungen über eine externe App oder einen fremden Kartenleser laufen an Shopify vorbei und erscheinen nicht automatisch in deinem System. Du müsstest sie manuell nachtragen. Das erhöht das Risiko für Fehler und für Lücken in den Rechnungsnummern, die nach den GoBD nicht entstehen dürfen.
Bekomme ich für jeden Vor-Ort-Verkauf automatisch einen Beleg?
Ja, sofern du den Verkauf über Shopify POS anlegst. Shopify vergibt automatisch die nächste fortlaufende Rechnungsnummer und erstellt den passenden Beleg, sobald die Zahlung als bezahlt markiert ist.
Muss ich PayPal und Klarna in der Buchhaltung anders behandeln als eine Kartenzahlung?
In der Buchführung solltest du jeden Zahlungsanbieter getrennt betrachten. PayPal und Klarna behalten Gebühren ein und zahlen häufig gesammelt aus. Führe sie deshalb über ein eigenes Verrechnungskonto und erfasse die Gebühren separat, damit keine Differenzen entstehen.
